Risorse Umane: come funziona la lettera di assunzione

Nel contesto imprenditoriale italiano, caratterizzato da un elevato tasso di competitività e da mercati in rapida e costante evoluzione, le risorse umane costituiscono uno degli elementi fondamentali per raggiungere il successo e la crescita ambite da ogni azienda.

In quest’ottica, le risorse umane costituiscono il vero motore dell’innovazione, del cambiamento e della crescita aziendale. È pertanto essenziale riconoscere il valore strategico del capitale umano, apprezzato non solo dalle teorie manageriali moderne, ma anche dal diritto del lavoro, che regola con attenzione ogni fase del rapporto, a partire dal processo di selezione.

Il delicato procedimento delle Risorse Umane

Un corretto processo di reclutamento è infatti il punto di partenza al fine di attrarre, valutare e inserire i talenti migliori per ciascuna realtà aziendale e prevedere un preciso ed attento processo di pianificazione volto anche a rispettare i principi di trasparenza, equità e non discriminazione previsti dalle normative giuslavoristiche.

In questo contesto, pianificare un corretto inserimento delle nuove risorse all’interno dell’organizzazione riveste un ruolo cruciale. È necessario infatti favorire un’efficace integrazione della risorsa nel contesto aziendale, ma anche costruire un rapporto basato su fiducia e collaborazione crescenti, fulcro di una potenziale crescita della risorsa ma anche del contesto aziendale stesso.

Inoltre, da un punto di vista giuslavoristico, un adeguato processo di inserimento – inteso come la corretta formalizzazione degli obblighi contrattuali – è essenziale per prevenire conflitti e garantire il rispetto dei diritti del lavoratore, evitando conseguenze legali future.

La funzione della lettera di assunzione

In un contesto economico-imprenditoriale in cui la gestione delle risorse umane verte verso approcci professionali, di valorizzazione e compliance-oriented, l’importanza di costruire un accurato processo di assunzione è un punto focale.

Per le risorse umane sono degli strumenti fondamentali in questo processo è la lettera di assunzione, documento che non si limita a formalizzare l’inizio del rapporto di lavoro, ma che costituisce un vero e proprio contratto caratterizzato da diritti ed obblighi corrispettivi.

Proprio per la sua importanza, la lettera di assunzione – o più comunemente “contratto di lavoro” – deve rispettare caratteristiche e contenuti stabiliti da norme di legge e dal Contratto Collettivo nazionale applicato dall’azienda, anche nell’ottica di garantire trasparenza e chiarezza delle condizioni, riducendo al minimo i potenziali contenziosi.

Da un punto di vista giuslavoristico, infatti, una lettera incompleta o poco chiara può portare a generare conseguenze legali significative, con ripercussioni economiche e reputazionali per l’azienda.

Dal DLgs 152/1997 al Decreto Trasparenza

Prima di procedere, è importante chiarire che in Italia, già dal 1997, esisteva una normativa che stabiliva le informazioni fondamentali da fornire ai lavoratori neoassunti.

Tuttavia, l’Unione Europea ha spinto, con Direttiva 2019/1152, affinchè gli Stati membri si conformassero ad un modello quanto più comune, ispirato a principi di trasparenza e chiarezza.

Il successivo DLgs 104/2022 – meglio conosciuto come Decreto Trasparenza – risponde proprio alla necessità di attuare la suindicata Direttiva, andando a modificare o integrare quanto precedentemente novellato dal DLgs 152/1997.

L’obiettivo del nuovo decreto è quello di rendere al lavoratore tutte le informazioni essenziali e necessarie per una corretta conoscenza delle condizioni del rapporto di lavoro, riconoscendo valore non solo agli aspetti retributivi, ma anche a quelli previdenziali, assicurativi e alle modalità di lavoro in genere.

Le norme del Decreto Trasparenza

Il Decreto Trasparenza si applica a tutte le principali tipologie di rapporti di lavoro e stabilisce un preciso elenco di informazioni da rendere note ai lavoratori in formato cartaceo o elettronico, di seguito riassunte:

1. l’identità delle parti ivi compresa quella dei co-datori;
2. il luogo di lavoro;
3. la sede o il domicilio del datore di lavoro;
4. l’inquadramento, il livello e la qualifica o, in alternativa, le caratteristiche o la descrizione del lavoro;
5. la data di inizio del rapporto di lavoro;
6. la tipologia di rapporto di lavoro, precisando in caso di rapporti a termine la durata prevista dello stesso;
7. l’identità delle imprese utilizzatrici, in caso di contratto di somministrazione;
8. la durata del periodo di prova, se previsto;
9. il diritto a ricevere la formazione erogata dal datore di lavoro, se prevista;
10. la durata di ferie, congedi retribuiti o le modalità di determinazione e di fruizione degli stessi;
11. la procedura, la forma e i termini del preavviso in caso di recesso del datore di lavoro o del lavoratore;
12. l’importo iniziale della retribuzione o comunque il compenso e i relativi elementi costitutivi, con l’indicazione del periodo e delle modalità di pagamento;
13. la programmazione dell’orario normale di lavoro, del lavoro straordinario e cambio turno;
14. se il rapporto di lavoro non prevede un orario normale di lavoro programmato, il datore informa il lavoratore:
    – della variabilità della programmazione del lavoro, l’ammontare minimo delle ore retribuite garantite e la retribuzione per il lavoro prestato in aggiunta alle ore garantite;
    – delle ore e i giorni di riferimento in cui il lavoratore è tenuto a svolgere le prestazioni lavorative;
    – del periodo minimo di preavviso a cui il lavoratore ha diritto prima dell’inizio della prestazione lavorativa e, ove ciò sia consentito dalla tipologia contrattuale in uso e sia stato pattuito, il termine entro cui il datore di lavoro può annullare l’incarico;
15. il contratto collettivo, anche aziendale, con l’indicazione delle parti che lo hanno sottoscritto;
16. gli enti e gli istituti previdenziali e assicurativi e forme di protezione in materia di sicurezza sociale;
17. gli elementi previsti dall’articolo 1-bis qualora le modalità di esecuzione della prestazione siano organizzate mediante l’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati.

Resta valida l’opportunità di rinviare alla disciplina di dettaglio per le informazioni di cui al c. 1 lettere h), i), l), m), n), o) e r) mediante rinvio al CCNL applicato o altri documenti aziendali, qualora gli stessi vengano contestualmente consegnati al lavoratore o messi a sua disposizione.

Queste delicate azioni delle risorse umane devono avvenire all’atto dell’instaurazione del rapporto di lavoro e prima dell’inizio dell’attività lavorativa, mediante la consegna del contratto individuale di lavoro o di copia della comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro. In caso di informazioni incomplete, il datore di lavoro ha la possibilità di integrare le stesse entro 7 giorni dall’inizio della prestazione lavorativa e per le informazioni di cui alle lettere g), i), l), m), q) e r) entro 30 giorni.

Profili sanzionatori

La normativa, oltre a porre l’accento sulle informazioni essenziali, evidenzia le sanzioni applicabili in caso di inadempimento, completo o parziale, del datore di lavoro.

Infatti, in caso di mancato, ritardato, incompleto o inesatto adempimento degli obblighi di cui all’art. 1 commi da 1 a 4 DLgs 152/1997 e smi, il datore di lavoro verrà sanzionato come previsto dall’art. 19, c. 2 DLgs 276/2003, ovvero con la sanzione amministrativa pecuniaria da 250 euro a 1.500 euro per ogni lavoratore interessato.

Tale sanzione è applicabile anche in caso di modifica di condizioni contrattuali in costanza di rapporto di lavoro che non derivino da disposizioni legislative o regolamentari ovvero da clausole del contratto collettivo, che devono essere comunicate entro il primo giorno di decorrenza degli effetti della modifica.

Conclusioni

La lettera di assunzione rappresenta uno strumento fondamentale per definire in modo chiaro e trasparente le condizioni del rapporto di lavoro, garantendo il rispetto ed il riconoscimento di diritti ed obblighi delle parti. La corretta predisposizione di questo documento da parte delle risorse umane non solo tutela entrambe le parti, ma contribuisce a creare una base solida per una collaborazione lavorativa proficua ed in linea con la normativa vigente.

In questo contesto Conflavoro come associazione di categoria, riveste un ruolo strategico nel supportare le imprese nella redazione di una lettera di assunzione completa e conforme alle normative, sostenendo le imprese nella definizione del corretto inquadramento del personale e nella condivisione delle principali informazioni fin dall’inizio del rapporto di lavoro.